Un prévisionnel pour préparer l’exercice 2013

Dans de nombreux secteurs, l’activité s’est sensiblement ralentie au printemps dernier. Et la rentrée de septembre n’a que confirmé les craintes que l’on pouvait nourrir. Difficile pour autant de savoir combien de temps durera cette situation. Mais une chose est sûre : vous devez préparer avec soin l’exercice 2013 afin de mettre toutes les chances de votre côté pour gérer au mieux ce ralentissement. Et au premier chef, élaborer au plus vite votre prévisionnel d’activité 2013. Il vous permettra d’évaluer le risque qui pèse sur votre chiffre d’affaires, et d’imaginer puis de simuler les solutions que vous pouvez apporter. Pour vous aider dans votre réflexion, voici quelques rappels sur l’intérêt du prévisionnel et la méthodologie à respecter pour élaborer cet outil de gestion indispensable en période de turbulences économiques.

À quoi servent les comptes prévisionnels ?

Le premier intérêt du prévisionnel est de vous permettre de simuler votre activité du point de vue comptable et financier pour l’exercice à venir. Une simulation bâtie en fonction des prévisions de conjoncture du moment, qui vous permettra de fixer des objectifs en termes de chiffre d’affaires, de marge et de charges notamment.

Par la suite, vous pourrez comparer en permanence, pendant l’exercice 2013, vos réalisations avec les prévisions à l’aide d’un tableau de bord mensuel et, en fin d’exercice, lorsque vous disposerez de vos comptes définitifs.

Établir un prévisionnel permet également de chiffrer plusieurs hypothèses de travail. Vous pourrez alors, en toute connaissance de cause, prendre les décisions d’investissement et de développement de votre affaire qui s’imposent, au regard des objectifs à atteindre et des moyens que nécessite leur réalisation.

Les six étapes de la démarche prévisionnelle

Bâtir un prévisionnel ne s’improvise pas. Faire apparaître, avec le plus de justesse possible, la situation comptable et financière de votre entreprise lors de l’exercice à venir est une opération délicate. Pour limiter les risques d’imprécisions qui enlèveraient tout intérêt au prévisionnel, il est indispensable d’établir ce document en respectant une démarche rigoureuse.
Une démarche qui doit vous amener à suivre un certain nombre d’étapes dont voici une présentation.

1 – L’analyse stratégique

Vous devez commencer par recenser les différentes opportunités qui devraient se présenter à votre entreprise au cours de l’exercice 2013, ainsi que les difficultés auxquelles elle devrait avoir à faire face. Pour cela, il vous faut répondre à quelques questions :

– comment voyez-vous votre entreprise l’exercice prochain ?

– quels sont les moyens à mettre en œuvre pour atteindre vos objectifs ?

– quelles sont les carences actuelles de votre entreprise et comment y remédier ?

Ce sont les réponses à ces questions qui vous permettront de définir vos orientations stratégiques.

2 – Le plan de financement

Vous devez ensuite recenser les besoins financiers qui découleront des investissements liés à vos choix stratégiques et des difficultés identifiées, rechercher les ressources susceptibles de couvrir ces besoins et mettre en place les modes de financement les plus opportuns. En effet, trop souvent, les difficultés des entreprises proviennent d’un déséquilibre financier qui n’a pas été décelé à temps. Une problématique d’autant plus délicate qu’en période de crise, les banquiers sont peu enclins à donner une suite favorable à des demandes imprévues de financement à court terme. Quant aux durées de financement retenues, elles devront être justifiées économiquement et surtout ne pas être trop courtes, car vous risqueriez alors d’asphyxier à court ou moyen terme votre entreprise.

3 – L’évaluation du chiffre d’affaires

Vous devez mesurer, le plus finement et objectivement possible, l’évolution probable du chiffre d’affaires sur l’exercice prochain, découlant de votre activité courante ou consécutive au lancement d’une nouvelle activité ou de développements et/ou d’investissements. En effet, les chiffres obtenus doivent toujours rester cohérents par rapport :

– aux données du passé ;

– aux capacités de production actuelles et futures ;

– aux marchés et aux données de votre secteur économique.

Dans ce cadre, vous pourrez donc utiliser :

– les chiffres du passé de votre entreprise ;

– les prévisions économiques pour 2013 ;

– les chiffres de votre secteur économique et de vos principaux concurrents ;

– et les renseignements sur l’évolution de votre secteur économique : données professionnelles, évolution des techniques utilisées…

4 – L’évaluation des charges

Il s’agit à ce stade d’évaluer de manière exhaustive l’ensemble des charges de l’entreprise et de dresser un état de synthèse de cette évaluation.

Vous devez analyser chaque poste de charges, les postes les plus sensibles devant faire l’objet d’une attention toute particulière, comme les frais de personnel. Vous pourrez présenter les résultats de cette analyse sous la forme d’un tableau listant le détail des charges de l’entreprise et précisant leur mode de calcul.

5 – Le compte de résultat prévisionnel

Pour finir, il vous faut établir un compte de résultat prévisionnel en fonction des éléments obtenus lors des deux étapes précédentes.

Ce compte de résultat prévisionnel peut être présenté sous la forme comptable classique ou sous la forme d’un tableau de soldes intermédiaires de gestion, offrant ainsi une meilleure analyse des chiffres obtenus. Un tableau qui pourra comporter à la fois les données prévisionnelles et celles du dernier exercice clos, et qui fera ressortir l’évolution programmée en pourcentage. Une fois cet état dressé, vous devez analyser de façon critique les chiffres obtenus. Une analyse qui, bien souvent, remettra en cause les données des étapes précédentes.

6 – L’évolution de la trésorerie

Vous avez tout intérêt à compléter votre approche prévisionnelle comptable par une approche en termes de trésorerie. Autrement dit, en pratique, vous devez présenter sous la forme d’un tableau à 12 colonnes le détail des entrées et des sorties mensuelles de trésorerie au cours de l’exercice 2013 afin de faire apparaître l’évolution de la trésorerie cumulée chaque fin de mois.

L’analyse prévisionnelle ne doit pas en effet se limiter à un examen de la rentabilité comptable, mais doit être impérativement complétée par une étude de la situation financière prévisionnelle, surtout en cette période de crise économique grave et de raréfaction du financement bancaire.

Ce document permet d’anticiper les problèmes de besoins de financement et d’optimiser la gestion des excédents de trésorerie.

N’oubliez pas…

Le tableau de bord

Le prévisionnel constitue un outil de gestion encore plus performant lorsqu’il est complété par un tableau de bord mensuel. Cet outil est précieux, voire indispensable en période difficile. Il vous permet de suivre au plus près l’évolution de votre activité au fur et à mesure, de disposer chaque mois d’une estimation du « score » réalisé jusque-là par votre entreprise (le suivi peut même être hebdomadaire ou quotidien), et de réagir très vite à la moindre alerte.

Les situations intermédiaires

Pour connaître la situation comptable réelle de votre entreprise en cours d’exercice, il peut s’avérer utile de sortir périodiquement des situations comptables intermédiaires (bilan, compte de résultats…).